9 ting I skal overveje, når I vælger rengøringsfirma - Se tjeklisten her
Når I vælger rengøringsfirma, bør I især se på behov, prisgennemsigtighed, erfaring, referencer, forsikring, kvalitetssikring, kommunikation, miljøhensyn og selve rengøringsaftalen.
Et godt valg starter med en klar beskrivelse af jeres lokaler og opgaver. Det gør det nemmere at få et brugbart tilbud på rengøring og sammenligne flere rengøringsfirmaer på et fair grundlag.
For virksomheder handler valget ofte om at finde en leverandør af kontorrengøring, der samtidig kan skræddersy en rengøringsaftale, der fungerer i hverdagen. Et rent kontor kræver faste rutiner, tydelig opfølgning og en løsning, der passer til jeres medarbejdere, adgangsforhold og arbejdstider.
Før I beder om et tilbud fra et rengøringsfirma, skal I kunne beskrive jeres behov ret præcist. Det gælder især lokaler, ønsket rengøringsfrekvens, adgangsforhold og konkrete opgaver.
Skriv gerne ned:
Det lyder lavpraktisk, og det er også pointen: Jo bedre I kan beskrive opgaven, jo lettere er det for et rengøringsfirma at give et realistisk tilbud. Det gør også rengøringsaftalen mere præcis fra start.
I bør også afklare, hvilken type rengøringsservice I har brug for.
Fast rengøring er den løbende løsning. Det kan være daglig kontorrengøring, ugentlig rengøring eller en fast rengøringsaftale med bestemte opgaver hver gang.
Hovedrengøring er mere grundig. Her kommer man typisk længere ud i hjørnerne, bag møbler, på paneler, høje flader, lamper og andre områder, der ikke nødvendigvis indgår på den faste rengøringsliste.
Flytterengøring bruges, når et lejemål, kontor eller erhvervslokale skal afleveres eller overtages.
Specialopgaver kan være tæpperens, vinduespudsning, gulvbehandling, rengøring efter håndværkere eller ekstra rengøring efter et større arrangement.
Et professionelt rengøringsfirma bør kunne hjælpe jer med at skelne mellem de forskellige opgaver, så I ikke betaler for mere end nødvendigt, og så I samtidig får den kvalitet, I som virksomhed har brug for.
Frekvensen afhænger af brugen af lokalerne.
Et mindre kontor med få medarbejdere kan måske nøjes med rengøring et par gange om ugen. Et større kontor med mange medarbejdere, reception, mødelokaler og fælles køkken har ofte brug for daglig kontorrengøring.
Tænk især over:
Effektiv rengøring handler om at finde en rytme, der passer til jeres hverdag. Et rengøringsfirma bør kunne rådgive om frekvens, så I får et rent kontor uden unødvendige besøg fra rengøringspersonalet.
Mellem de faste rengøringsbesøg kan små rutiner også gøre en stor forskel. Derfor kan det være en fordel at have en enkel plan for, hvordan I holder kontoret rent mellem rengøringsbesøg.
Erfaring er vigtig, især når der er tale om erhvervsrengøring og professionel rengøring i kontormiljøer.
Et rengøringsfirma kan godt være dygtigt til privat rengøring uden at være det rigtige valg til rengøring af kontorlokaler. Omvendt kan et firma med stærke rutiner for kontorrengøring være en god løsning for virksomheder, hvor stabilitet og adgangsforhold betyder meget.
Spørg direkte:
Det er relevante spørgsmål, fordi professionel rengøring ofte kræver mere end almindelig rengøring. Der skal tages hensyn til medarbejdere, fortrolige dokumenter, teknisk udstyr, alarmer, adgangskort, møder og gæster.
Et seriøst rengøringsfirma bør kunne vise referencer eller forklare, hvilke typer kunder de arbejder med. Det behøver ikke altid være navngivne cases, da nogle kunder ønsker fortrolighed. Men firmaet bør kunne fortælle om lignende opgaver.
Spørg f.eks.:
Gode svar er konkrete. Vage svar giver mindre tryghed.
Anmeldelser fra andre kunder kan være nyttige, men man skal læse dem rigtigt. Kig ikke kun på stjernerne, men læs efter mønstre. Gode tegn kan være anmeldelser, der nævner:
Dårlige tegn kan være gentagne kommentarer om aflysninger, skiftende personale, dårlig opfølgning, uklare priser eller opgaver, der ikke bliver løst som aftalt. En enkelt negativ anmeldelse behøver ikke sige alt. Gentagne problemer siger mere.
Virksomheder bør vælge et rengøringsfirma, hvor der er styr på CVR, moms og faktura. Det gør samarbejdet mere gennemskueligt og gør det lettere at bogføre udgiften korrekt. Virksomhedsguiden beskriver, at en fuld faktura ved salg til andre virksomheder over 3.000 kr. som minimum skal indeholde bl.a. fakturanummer, fakturadato, sælgers navn, adresse og CVR eller SE-nummer, kundens navn og adresse samt beskrivelse af ydelsen, omfang og pris.
Spørg derfor:
Et rengøringsfirma får ofte adgang til lokaler, nøgler, udstyr, møbler og områder, hvor der kan ligge fortrolige oplysninger. Derfor bør forsikring og ordentlige forhold altid være en del af vurderingen.
Spørg om rengøringsfirmaet har en ansvarsforsikring, og hvad den dækker. Det er især relevant, hvis der sker skade på inventar, gulve, elektronik, glasvægge eller andre dele af kontoret. Uheld kan ske, også hos dygtige leverandører. Forskellen ligger i, om der er en klar proces og en forsikring, der kan håndtere sagen.
Få gerne bekræftet forsikringen skriftligt. Det kan være som en del af rengøringsaftalen eller som dokumentation, firmaet sender separat.
Spørg også ind til medarbejderforhold. Det kan f.eks. være:
Ordentlige medarbejderforhold påvirker stabilitet, kvalitet og sikkerhed. Hvis et rengøringsfirma har styr på sine medarbejdere, er der også større sandsynlighed for, at de har styr på jeres opgave.
Rengøring handler ikke kun om pæne lokaler. Der er også en tæt sammenhæng mellem rengøring og arbejdsmiljø foruden indeklima på arbejdspladsen - især når mange medarbejdere bruger de samme kontorer, mødelokaler, toiletter og fællesområder.
Et professionelt rengøringsfirma bør have styr på, hvilke rengøringsmidler de bruger, hvordan produkterne håndteres, og om de passer til de overflader, de anvendes på. Det er vigtigt både for medarbejdernes arbejdsmiljø, for jeres kontor og for den daglige kvalitet i rengøringen.
Ifølge Arbejdstilsynet skal virksomheder, der bruger kemiske produkter, lave en produktliste og indhente de nyeste sikkerhedsdatablade. Sikkerhedsdatabladene er et vigtigt udgangspunkt for den kemiske risikovurdering.
Det er derfor relevant at spørge et rengøringsfirma:
Hvis miljøhensyn er vigtigt for jer, bør I også spørge ind til, hvad firmaets grønne eller miljøvenlige tilgang betyder i praksis. Et rengøringsfirma kan sagtens skrive, at de arbejder grønt, bæredygtigt eller miljøvenligt, men påstandene bør kunne forklares og dokumenteres.
Spørg f.eks.:
Dokumentation kan f.eks. være produktlister, datablade, miljømærker, beskrivelser af rengøringsmetoder, rutiner for dosering og opbevaring eller en politik for affald og forbrug.
Det behøver ikke blive meget teknisk, men firmaet bør kunne svare tydeligt og konkret. Professionel rengøring bør tage hensyn til både effekt, materialer, medarbejdere, arbejdsmiljø og miljø.
NB! Vil I have et bredere overblik over ansvar og krav, kan I her på siden læse mere om regler for rengøring på arbejdspladsen.
Kvalitet i rengøring er mere end, at kontoret ser pænt ud på dagen. Det handler også om ensartethed over tid. Et rent kontor mandag hjælper ikke meget, hvis kvaliteten svinger resten af måneden. Derfor bør I spørge ind til kvalitetssikring, faste rutiner og opfølgning, før I vælger rengøringsfirma.
Det er ikke nødvendigvis et problem, hvis et rengøringsfirma bruger underleverandører. Men som kunde bør I vide det. Underleverandører kan påvirke ansvar, kvalitet, forsikring, sikkerhed, arbejdsvilkår og stabilitet. Derfor skal det være tydeligt, hvem der udfører rengøringen, hvem der har ansvaret, og hvem I skal kontakte, hvis noget ikke fungerer.
Spørg f.eks.:
Jo mere konkret svaret er, desto bedre.
En rengøringsliste gør det tydeligt, hvad der skal udføres. Den kan f.eks. dække:
En rengøringsliste er især vigtig, hvis I vil vide præcist, hvad der indgår i rengøringen. Den gør det lettere at undgå misforståelser og lettere at følge op, hvis noget bliver glemt.
Spørg rengøringsfirmaet, hvordan de følger op. Det kan være gennem:
I skal ikke nødvendigvis vælge den mest avancerede løsning, men det er en fordel et vælge et rengøringsfirma, der har en tydelig måde at opdage og rette fejl på.
Det bør stå klart fra start, og et seriøst rengøringsfirma bliver ikke fornærmet over at få det spørgsmål. De har hørt det før.
Spørg:
Når I hyrer et rengøringsfirma, giver I ofte adgang til arbejdspladsen uden for normal arbejdstid. Det kræver klare rutiner.
Aftal derfor, hvordan rengøringsfirmaet håndterer:
For virksomheder er det særlig vigtigt, fordi rengøringspersonalet kan komme tæt på dokumenter, skærme, mødenoter, personalesager, kundedata og andre oplysninger, der ikke skal deles.
En simpel adgangs- eller fortrolighedsaftale kan være en god idé. Den bør beskrive, hvem der må få adgang, hvordan nøgler håndteres, hvad medarbejdere må røre ved, og hvem der kontaktes ved tvivl. Det giver tryghed for begge parter: Rengøringsfirmaet ved, hvad der forventes, og I ved, hvordan adgangen bliver styret.
God kommunikation gør rengøringsaftalen lettere at styre. Det gælder især for virksomheder, hvor flere personer kan have en mening om rengøringen. HR hører måske fra medarbejderne, kontorchefen ser fællesarealerne og ledelsen forventer, at kontoret fremstår præsentabelt.
Derfor skal kommunikationen være enkel, og det er værd at tage højde for følgende:
En fast kontaktperson er en stor fordel. Så ved I, hvem I skal skrive til, hvis der er ændringer, fejl, ekstraopgaver eller spørgsmål. Det sparer tid og mindsker risikoen for, at beskeder forsvinder mellem flere personer.
Spørg:
Alt væsentligt bør stå skriftligt.
Det gælder:
En tydelig rengøringsaftale er en hjælp for både jer og rengøringsfirmaet. Den gør det lettere at fastholde samme standard, også når der kommer nye medarbejdere på opgaven.
Behov ændrer sig: Måske får I flere medarbejdere, måske udvider I med nye lokaler, eller måske skal I bruge ekstra rengøring efter et event. Det er bedre at få svaret før behovet opstår. Spørg derfor:
Prisen betyder noget - selvfølgelig gør den det. Men når I sammenligner rengøringsfirmaer, skal I også huske at se på, hvad tilbuddet faktisk dækker.
To tilbud kan ligne hinanden på prisen og være meget forskellige i praksis. Det ene kan inkludere toiletter, køkken, affald, støvsugning, gulvvask, aftørring og rengøring af mødelokaler. Det andet kan dække langt mindre og kræve betaling for ekstraopgaver. Derfor bør I altid sammenligne indhold, ikke kun timepris.
Et rengøringsfirma kan typisk give pris på flere måder:
Timepris kan give fleksibilitet, men det kan også gøre budgettet mere usikkert. En fast pris gør det nemmere at planlægge økonomien, hvis opgaven er tydeligt beskrevet. En fast rengøringsaftale passer ofte godt til virksomheder, fordi både opgaver, frekvens og pris er aftalt på forhånd.
Når I undersøger priser på erhvervsrengøring, skal I derfor spørge ind til beregningsgrundlaget. Hvor mange timer er der sat af? Hvor mange personer kommer? Hvilke områder indgår? Hvad sker der, hvis opgaven tager længere tid end forventet?
Et tilbud på rengøring bør gøre det klart, hvad der er inkluderet.
Spørg f.eks. om tilbuddet dækker:
Få også skrevet ned, hvad der koster ekstra. Det kan være vinduespudsning, tæpperens, hovedrengøring, rengøring af hvidevarer, ekstra affaldshåndtering, aftenarbejde, akut rengøring eller rengøring efter arrangementer. Se desuden vores overblik over, hvad der typisk indgår i kontorrengøring.
Et meget billigt rengøringsfirma kan sagtens være seriøst og levere en effektiv rengæring, men en meget lav pris uden forklaring bør få jer til at stille flere spørgsmål.
Hvis prisen er markant lavere end de andre tilbud, kan det skyldes, at der er sat for få timer af, at opgaver er udeladt, at der bruges underleverandører uden tydelig opfølgning, eller at kvalitetssikringen er svag. Gå derfor efter gennemsigtighed. Et godt rengøringsfirma kan forklare prisen uden at pakke den ind.
Når I vælger rengøringsfirma, bør I vælge den løsning, der passer bedst til jeres behov, lokaler og hverdag. Prisen er vigtig, men den skal vurderes sammen med en lang række andre faktorer
Et godt rengøringsfirma gør det nemt at forstå, hvad I køber, ligesom de kan forklare, hvad der indgår i rengøringen, hvordan de følger op, hvem der udfører arbejdet, og hvad der sker, hvis noget skal ændres. Det er værd at vælge en samarbejdspartner, der kan skabe ro i hverdagen. Et rent kontor skal fungere hver uge, ikke kun den første dag efter opstart.
Hos Duuo leverer vi med erhvervsrengøring til virksomheder, der vil have en praktisk, fleksibel og gennemsigtig løsning. Tag fat i os, hvis I vil have en konkret vurdering af jeres behov og et tilbud, der tager udgangspunkt i jeres kontor.
Det vigtigste er at vælge et rengøringsfirma, der forstår jeres behov og kan beskrive løsningen tydeligt. Se især på erfaring, prisgennemsigtighed, forsikring, kvalitetssikring, kommunikation, miljøhensyn og en klar rengøringsaftale.
Et seriøst rengøringsfirma har styr på CVR, fakturering, forsikring, referencer, medarbejdere, rengøringsmidler og kvalitetssikring. De kan også forklare, hvem der udfører rengøringen, hvordan opgaverne følges op, og hvad der sker ved sygdom, ferie eller fejl.
Et tilbud bør indeholde pris, frekvens, lokaler, inkluderede opgaver, ekstraopgaver, produkter, adgangsforhold, kontaktperson, kvalitetssikring, binding og opsigelse. Det bør også beskrive, hvad der indgår i kontorrengøring, så I kan sammenligne tilbuddet med andre.
Det billigste rengøringsfirma kan være det rigtige valg, hvis tilbuddet er tydeligt og realistisk. Men en meget lav pris uden forklaring kan betyde færre timer, færre opgaver eller svagere opfølgning. Sammenlign derfor altid pris med indhold.
Ja, I bør vælge et rengøringsfirma med ansvarsforsikring. Det giver større tryghed, hvis der sker skade på inventar, gulve, elektronik eller andre dele af kontoret.
Det afhænger af kontorets størrelse, antal medarbejdere, gæster, mødelokaler, toiletter og fællesområder. Mange virksomheder har brug for daglig kontorrengøring, mens mindre kontorer kan nøjes med færre besøg om ugen.
9 ting I skal overveje, når I vælger rengøringsfirma - Se tjeklisten her
Hvis du vil vide mere om kontorrengøring, rengøringsaftaler, arbejdsmiljø og vedligeholdelse af arbejdspladsen, kan du også læse disse artikler:
Få overblik over, hvilke opgaver der typisk indgår i professionel kontorrengøring, herunder arbejdsområder, toiletter, køkkener, fællesområder og periodiske opgaver. [duuo.dk]
En praktisk guide til at vurdere rengøringsfrekvens ud fra blandt andet antal medarbejdere, kontorets størrelse, antal toiletter, køkkenfaciliteter og brugen af fællesområder. [duuo.dk]
Læs om forskellen på selv at håndtere rengøringen internt og at indgå en fast aftale med et professionelt rengøringsfirma. [duuo.dk]
Få overblik over regler, arbejdsgiveransvar, hygiejne, arbejdsmiljø og praktiske krav til rengøring på kontoret. [duuo.dk]
Læs om sammenhængen mellem kontorrengøring, arbejdsmiljø, indeklima, orden, hygiejne og medarbejdertrivsel. [duuo.dk]
Læs om hvordan luft, temperatur, rengøring, ventilation, lys, støj, fugt og støv spiller ind på indeklimaet på arbejdspladsen. [duuo.dk]
Få konkrete råd til daglige rutiner, der hjælper med at holde kontoret ryddeligt, hygiejnisk og indbydende mellem de faste rengøringsbesøg. [duuo.dk]
Læs om de faktorer, der typisk påvirker prisen på kontorrengøring, herunder antal medarbejdere, faciliteter, rengøringsfrekvens, materialer og kontorets aktivitetsniveau. [duuo.dk]
